29
jún
GDPR bude mať veľký vplyv na spôsob riadenia a prácu s osobnými údajmi. Dôsledky nerešpektovania GDPR sú významné regulačné orgány na ochranu údajov budú mať právomoc ukladať pokuty až do výšky 20 000 000 EUR alebo 4% celkového celosvetového ročného obratu, takže nikdy nebolo dôležitejšie zaviesť prísne normy a postupy. Podnikatelia by nemali zabúdať na zabezpečenie nie len údajov na internete ale taktiež papierových dokumentov.
Viete, kde máte údaje?
Právo na vymazanie uvádza, že všeobecná zásada, ktorá je základom tohto práva, je umožniť jednotlivcovi požiadať o vymazanie alebo odstránenie osobných údajov, ak neexistuje žiadny presvedčivý dôvod na jeho ďalšie spracovanie.
Ak nemôžete tieto informácie nájsť vo vašich papierových dokumentoch, ako môžete byť v súlade s GDPR? Za ako dlho by ste našli informácie uložené v papierových súboroch? Dokonca viete, kde sa nachádzajú? Je to v budove? Je to v sklade? Toto vyhľadávanie je neuveriteľne časovo náročné a nákladné, ale s príchodom GDPR jednoducho nemáte na výber.
Koľko kópií dokumentov existuje?
Je ľahké, aby papierové dokumenty viedli dvojitý alebo trojitý život. Najväčšími hrozbami pre najbezpečnejšiu politiku ukladania informácií je duplicita na kopírovacom stroji, zvýšené kópie na laserovej tlačiarni, neisté vyradenie dokumentov a odstránenie dokumentov z budovy. Ľudská chyba a ľudská manipulácia s dokumentmi môžu viesť k úplnému nedostatku kontroly dokumentov a privádza vašu organizáciu k porušovaniu údajov.
Chráňte dokumenty
Ochrana osobných údajov je kľúčom k GDPR. Papierové dokumenty sa môžu dostať do zlých rúk ľahko a to by mohlo viesť k porušením údajov. Preprava údajov v akejkoľvek forme, vrátane papiera by sa mala považovať za hrozbu pre bezpečnosť informácií. Jeden malý sklz a jednotlivec necháva citlivé papierovanie údaje vo vlaku, kuriér stratí archívnu škatuľku plnú platobných záznamov, zamestnanec má odcudzené súbory zo svojho auta. Toto sú všetky skutočné situácie, kedy sa papierové dokumenty môžu dostať do zlých rúk.
Ako sa zabezpečiť
V GDPR sa uvádza, že osobné údaje musia byť uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb iba dlhšie, ako je to nevyhnutné na účely, na ktoré sa spracúvajú osobné údaje. Osobné údaje sa môžu uchovávať dlhšie, pokiaľ sa údaje spracúvajú výlučne na účely archivácie vo verejnom záujme alebo na vedecké, historické alebo štatistické účely.
Z uvedeného je jasné, že písanie vašich záznamov v papierovej podobe podľa pokynov GDPR je komplikované a časovo náročné. Existuje však jednoduchšia cesta. Existujú dva hlavné komponenty, ktoré uľahčujú bezpapierový spôsob práce:
- – digitalizácia alebo skenovanie dokumentov,
- – správa dokumentov online pomocou programov na to určených.
Práca s digitálnymi obrázkami má vždy väčší zmysel ako práca s papierom. Skenovanie dokumentov a práca s nimi digitálne vám dáva úplnú kontrolu. Poskytuje vám okamžitý a kontrolovaný prístup k dokumentom, ktorý potrebujete. Vyhľadávanie je jednoduché a zabezpečenie dokumentov sa uzamkne iba tým osobám, ktoré potrebujú príslušný prístup.